PERAN  PENTING KEARSIPAN  DALAM ORGANISASI

Oleh : Papang Yudi Prasetyo, S.Sos

A.     KONDISI KEARSIPAN

Tidak dapat kita sangkal lagi, bahwa kalau orang awam mendengar kata   “Arsip“, maka timbul imajinasi yang maksud dan tujuannya banyak merugikan kedudukan petugas kearsipan atau bidang kearsipan.

Pengalaman membuktikan bahwa orang awam atau pegawai yang belum mengerti masalah arsip, kalau mendengar kata “ arsip”, maka terbayanglah pada mereka dengan tumpukan bundel-bundel kertas atau surat-surat  yang penuh debu, ruangan yang kotor penuh dengan tumpukan bundel surat yang semerawut ( baca : kacau ) dan petugas-petugasnya biasanya sudah tua-tua, serta kurang terdidik. Pandangan semacam inilah kadang-kadang dapat menghambat perkembangan kearsipan di setiap instansi. Merombak “ image “ yang selama ini sudah bertahun-tahun lamanya dengan cepat, memang tidaklah mudah sebagai mana kita bayangkan semula. Apalagi petugas kearsipan tidak diberikan kesempatan untuk memperbaiki nasibnya sendiri ditambah lagi tidak ada perhatian sama sekali dari pembuat kebijakan dimasing-masing instansi di bidang kearsipan, dan lebih menyedihkan pula, kalau petugas kearsipan menyerah pada keadaan puas pada keadaanya sekarang, maka mereka tetap terbenam dalam tumpukan-tumpukan arsip dan tidak diketahui atau tidak diperhatikan kegiatan-kegiatannya sehari-hari dalam membantu kelancaran tugas bidang-bidang lainnya. Unit kearsipan merupakan unit yang serba kekurangan, yaitu kurang fasilitas, kurang pegawai yang terampil, dan tanggap, kurang di perhatikan, kurang menarik, kurang terdidik, kurang ruangan dan sebagainya.

Memang dalam keadaan demikian siapapun tidak akan tertarik terhadap bidang kearsipan. Apalagi kalau terdapat kebijaksanaan yang salah terhadap masalah kearsipan, yaitu kalau ada pegawai yang membuat kesalahan atau kurang disenangi, maka pegawai tersebut “ dibuang” ke unit kearsipan. Dan setiap ada pegawai yang membuat kesalahan atau tidak disiplin selalu di mutasikan ke unit kearsipan. Bayangkan lama-kelamaan seluruh pegawai unit kearsipan akan penuh “ pegawai buangan” semua ini mengakibatkan pula frustasi bagi pegawai yang bersangkutan, serta akibat yang lebih membahayakan lagi banyak arsip-arsip yang berserakan dimanan-mana, sulit ditemukan kembali, kemudian akibat yang fatal lagi, yaitu arsip-arsip dijual-belikan di pasar-pasar menjadi pembungkus kacang goreng, sayuran, tahu goreng dan sebagainya. Kejadian semacam ini merusak pula citra unit kearsipan di instansi tersebut, yang aripnya dijual-belikan.

Untuk mencegah kejadian semacam ini pembinaan terhadap kearsipan harus lebih ditingkatkan dan pengertian terhadap kearsipan, serta peranannya dalam kegiatan administrasi sehari-hari harus di sebarluaskan, sehingga petugas kearsipan dan petugas di bidang lain mengerti nilai kegunaan arsip dalam menunjang kegiatan administrasi di seluruh instansi di mana mereka bertugas.

B.     PENGERTIAN ARSIP DAN TUJUAN KEARSIPAN

Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia adalah warkat , pada dasarnya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenaini suatu persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula ( dalam Basir Barthos : 1990 ).

Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip adalah : surat-surat, kwitansi, faktur pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu tanda penduduk, foto-foto, pita suara, disket, hard disc, mikro film dan sebagainya.

Berdasarkan Undang- Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud arsip adalah :

a.   Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh  Badan-Badan Swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selain itu arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun keluar, baik yang menyangkut soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat di pertanggungjawabkan.

Sedangkan tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaandan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

C. PERAN PENTING KEARSIPAN

Kearsipan mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaiandan pengendalian suatu kegiatan.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengka, cepat dan benar huruslah ada system dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.

Dari penjabaran diatas tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan kehidupan kebangsaan.

Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah jika bahan bahan kearsipan terkumpul, tersimpan, terawat dan teratur dengan baik.

Mengingat peran kearsipan sangat penting dalam organisasi maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan sistem kearsipan serta perhatian secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna dan berhasil guna.

Penulis adalah Staf Kantor Pengelolaan Data dan Kearsipan Kab. Brebes

Alumni Ilmu Komunikasi Fisip Undip Semarang